プライバシーポリシー

はじめに

株式会社ゼンテクト（以下「当社」といいます）は、当社が提供するサービス「ゼンフォーム」（以下「本サービス」といいます）における、個人情報を含む利用者情報の取扱いについて、このプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）を定めます。

本サービスは、法人のお客様（以下「ユーザー」といいます）の営業担当者の方が、第三者である企業の問い合わせフォームに営業メッセージを送るためのサービスです。本ポリシーは、むずかしい言い回しをできるだけ避け、本サービスで「どんな情報を」「何のために」使うのかを、実際のサービスの中身に沿って説明するものです。

本サービスのご利用条件については、あわせて「ゼンフォーム利用規約」をご確認ください。

第1条（本ポリシーの適用範囲・会社ポリシーとの関係）

1. 本ポリシーは、本サービス（クローズドβ版を含みます）の提供に関して当社が取得・利用する情報の取扱いに適用されます。
2. 当社は、当社ウェブサイトにおいて、当社全体のプライバシーポリシー（以下「会社ポリシー」といいます）を別途定めています。本サービスにおける情報の取扱いについては、本ポリシーが会社ポリシーに優先して適用されます。 本ポリシーに定めのない事項については、会社ポリシーおよび個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他の法令によります。
3. 会社ポリシーには、当社の各種サービスを想定した一般的な取得項目（生年月日・住所・銀行口座番号等）が記載されていますが、本サービスでは、本ポリシー第2条に記載する情報のみを取得します。 本サービスの利用にあたって、生年月日・自宅住所・銀行口座番号等をお尋ねすることはありません。

第2条（取得する情報と取得方法）

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。カテゴリごとに「何を」「どうやって」取得するかを示します。

(a) ユーザー登録情報

ユーザーが利用登録・利用の際に入力する情報です。

• 会社名・部署名
• 担当者の氏名
• 法人ドメインのメールアドレス
• 電話番号
• パスワード

(b) オンボーディングでの自動調査情報

ユーザーの初回設定を簡単にするため、登録されたメールアドレスのドメイン（@より後ろの部分）をもとに、AIがインターネット上の公開情報からユーザーの自社情報（会社名・業種・主力事業等）を自動で調査・入力します。ユーザーは、自動入力された内容を確認・修正できます。

※ この自動調査は原則として会社に関する情報を対象としますが、公開情報に役員名等の個人情報が含まれる場合があります。

(c) ユーザーが登録する送信先企業情報

ユーザーが、メッセージの送信先として本サービスに登録する情報です。

• 送信先企業の企業名・ウェブサイトURL・問い合わせフォームのURL
• ユーザーが手入力またはCSVファイルのアップロードにより登録するその他の情報（送信先企業の担当者の氏名・メールアドレス・電話番号等の個人情報を含む場合があります）

送信先企業情報のうち個人情報にあたるものの取扱いについては、第4条（送信先企業情報の取扱いに関する特則）に定めます。

また、当社は、送信先の候補として、当社が公開情報等をもとに作成した企業データベース（以下「当社企業DB」といいます）を提供します。

(d) 利用ログ・送信履歴

本サービスの利用にともない、当社のシステムが自動的に記録する情報です。

• 送信履歴（送信日時・送信先企業・送信したメッセージの内容・送信結果（成功／失敗）等）
• 送信先企業からの送信停止（オプトアウト）の申し出の記録
• ログイン履歴・IPアドレス・操作ログ等

※ 送信履歴・送信停止記録は、特定電子メール法の趣旨をふまえた送信記録の保持のために一定期間保存します（第10条）。

(e) Cookie・アクセス解析情報

当社ウェブサイトおよび本サービスの利用状況を把握するため、Cookie その他の類似技術を利用して、アクセスログ・閲覧履歴・端末やブラウザに関する情報を取得することがあります。本サービスでは、アクセス解析ツールを現在は利用していません。利用を開始する場合は、本ポリシーを変更し、ツール名・送信される情報等を周知します。 詳細は第8条（Cookie等・外部送信）に定めます。

(f) 問い合わせ情報

ユーザーが当社にお問い合わせをした際の、氏名・連絡先・問い合わせ内容等です。

第3条（利用目的）

当社は、取得した情報を、次の目的のために利用します。どのカテゴリの情報をどの目的に使うかは、末尾の対応表のとおりです。

1. 本サービスの提供のため（アカウントの管理、フォーム送信の実行、送信履歴の管理・表示を含みます）
2. AI機能によるリサーチ・文章生成のため（ユーザーの自社情報の自動調査、送信先企業のリサーチ、営業メッセージの自動生成）
3. 本人確認・不正利用の防止のため（法人ドメインの確認、利用規約に違反するユーザーの特定・利用停止措置を含みます）
4. お問い合わせへの対応のため
5. 本サービスの改善・新機能の開発のため（個人・特定の企業を識別できない形に加工した統計情報としての利用（第12条）を含みます）
6. 重要なお知らせ・メンテナンス情報等の連絡のため
7. 当社の営業支援サービス（営業代行等）その他の当社サービスのご案内のため
8. 上記の利用目的に付随する目的のため

情報カテゴリと利用目的の対応表

※ 第7号のご案内が不要な場合は、第14条の窓口までご連絡いただければ、ご案内を停止します。

第4条（送信先企業情報の取扱いに関する特則）

本条は、本サービスの性質上、特に重要な定めです。

1. 役割の整理：ユーザーが本サービスに登録する送信先企業情報（送信先担当者の氏名・連絡先等の個人情報を含む場合があります。以下「送信先個人データ」といいます）について、その取得・登録・利用の主体はユーザーであり、ユーザーが個人情報保護法上の個人情報取扱事業者としての義務（適法な取得、利用目的の特定、安全管理等）を負います。当社は、ユーザーから本サービスの提供に必要な範囲での取扱いの委託を受ける立場として、送信先個人データを取り扱います。
2. 当社の取扱い範囲：当社は、送信先個人データを、本サービスの提供（送信先の管理、AIによるリサーチ・文章生成、フォーム送信の実行、送信履歴の管理）に必要な範囲でのみ取り扱い、この範囲を超えて当社独自の目的のために利用しません。ただし、個人・特定の企業を識別できない形に加工した統計情報の作成・利用（第12条）はこの限りではありません。
3. ユーザーの義務：ユーザーは、適法に取得した情報のみを本サービスに登録するものとします。第三者の個人情報を不正に収集・利用して登録することはできません（ゼンフォーム利用規約 第7条・第12条1項10号・第21条2項と連動します）。
4. 送信停止（オプトアウト）への対応：送信先企業から送信停止の申し出があった場合、当社は、再送信を防止するために必要な範囲で当該申し出の記録を保持し、当該送信先への再送信をブロックする措置を講じます。
5. 当社企業DB：当社企業DBは、当社が公開情報等をもとに作成した企業に関するデータベースです。法人に関する情報が中心ですが、代表者名・担当部署の連絡先等の個人情報を含む場合があります。当社は、当社企業DBを、本サービスの提供および当社サービスの運営のために利用します。

第5条（AI機能による処理・外部AI事業者へのデータ送信）

1. 本サービスは、ユーザーの自社情報の自動調査（第2条(b)）、送信先企業のリサーチ、営業メッセージの自動生成のために、外部のAI事業者が提供する大規模言語モデル（LLM）を利用します。この処理のため、ユーザー登録情報・自社情報・送信先企業情報の一部が、外部AI事業者に送信されます。
2. 利用する外部AI事業者：OpenAI、Anthropic、Google等の外部AI事業者が提供するサービスを利用します。
3. AIモデルの学習（トレーニング）への利用について、次のとおりです。
   1. 当社は、当社自身が本サービスで取り扱うデータを用いてAIモデルの学習を行うことは予定していません。
   2. 一方で、当社が利用する外部AI事業者においては、送信されたデータが当該事業者のAIモデルの学習・改善に利用される可能性があります。
   3. 当社が利用する外部AI事業者およびその提供条件は変更されることがあり、当社は、外部AI事業者における学習利用の有無について保証しません。
   4. 当社は、可能な限り学習に利用されない条件での利用に努めますが、これを保証するものではありません。

第6条（委託・外部サービスの利用）

1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、取得した情報の取扱いの全部または一部を外部の事業者に委託することがあります（ゼンフォーム利用規約 第15条に対応します）。主な委託先・外部サービスは次のとおりです。

※ 上記の事業者名は代表例です。同種のサービスの範囲内で、利用する事業者を追加・変更する場合があります。

2. 当社は、委託先に対して、必要かつ適切な監督を行います。

第7条（第三者提供）

1. 当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
   1. 法令に基づく場合
   2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2. 次の場合は、前項の第三者提供には該当しません（会社ポリシー第4条2項のうち、本サービスに関係するものと同じ整理です）。
   1. 利用目的の達成に必要な範囲内において、取扱いの全部または一部を委託する場合（第6条）
   2. 合併その他の事由による事業の承継にともなって個人データが提供される場合（ゼンフォーム利用規約 第22条2項に対応します）
3. なお、ユーザーの指示に基づき送信先企業の問い合わせフォームへメッセージ（ユーザーの会社名・担当者名・連絡先を含みます）を送信することは、本サービスの提供そのものであり、ユーザーの意思に基づく送信として取り扱います。

第8条（Cookie等・外部送信）

1. 当社ウェブサイトおよび本サービスでは、利便性の向上・利用状況の把握・サービス改善・当社サービスの案内のために、Cookie その他の類似技術を利用します。
2. 当社ウェブサイトおよび本サービスには、アクセス解析ツール等の外部事業者が提供するタグ・プログラムを組み込む場合があり、その場合、閲覧履歴・端末情報等の利用者に関する情報が当該外部事業者に送信されます。現在、本サービスでは、こうした外部送信を行うアクセス解析ツール・広告タグを利用していません。利用を開始する場合は、本ポリシーを変更し、送信される情報・送信先・利用目的の一覧を本条または別ページ（外部送信ポリシー）に記載して周知します。
3. ユーザーは、ブラウザの設定によりCookieを無効にすることができます。ただし、その場合、本サービスの一部の機能が利用できなくなることがあります。

第9条（安全管理措置）

当社は、取得した情報の漏えい・滅失・毀損を防止するため、次のとおり必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

1. 技術的安全管理措置：情報システムへのアクセス制御・認証、および通信・保存されるデータの保護のために必要な措置
2. 組織的安全管理措置：取扱権限の限定、取扱状況の把握、漏えい等の事案に対応する体制の整備
3. 人的安全管理措置：役職員に対する教育
4. 委託先の監督：委託先の適切な選定・監督（第6条）
5. 外的環境の把握：外国において個人データを取り扱う場合の当該国の制度等の把握（第6条の外部AI事業者・クラウドサービスの利用にともない外国のサーバーで個人データが取り扱われる場合を含みます）

※ 安全管理措置の具体的な内容の一部は、これを公表することにより本サービスの安全管理に支障を及ぼすおそれがあるため、記載していません。詳細をお知りになりたい場合は、第14条の窓口までご連絡ください。

第10条（保有期間・削除）

1. 当社は、取得した情報を、利用目的の達成に必要な期間に限り保有します。
2. 退会・利用契約終了時：利用契約が終了した場合、ユーザーが本サービス上で作成・登録したデータ（配信リスト・送信先企業情報・送信履歴等）は、ゼンフォーム利用規約 第14条2項に従い、当社が保存義務を負うものを除き、当社が合理的な期間内に削除するよう努めます。削除の具体的な時期・方法を定めた場合は、本サービス上の掲示等により周知します。
3. 休眠アカウント：最終利用から12か月以上利用がないアカウントは、ゼンフォーム利用規約 第14条3項に従い、事前の通知に努めたうえで停止・削除することがあります。
4. 送信記録の保存の特則：前2項にかかわらず、送信履歴および送信停止（オプトアウト）の申し出の記録は、特定電子メール法の趣旨をふまえた送信の適正性の確認・再送信防止のため、契約終了後も1年間保存することがあります。

第11条（開示・訂正・利用停止等の請求）

1. ユーザーおよびご本人は、当社が保有する自己の個人情報（保有個人データ）について、個人情報保護法の定めに従い、利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止を請求することができます。
2. 請求は、第14条の問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、ご本人であること（法人の担当者の方の場合は、その所属を含みます）を確認したうえで、法令に従い、合理的な期間内に対応します。
3. なお、送信先個人データ（第4条）について送信先企業のご本人から当社に請求があった場合、当社はユーザーの委託を受けて取り扱う立場であるため、原則として登録元であるユーザーをご案内し、またはユーザーと連携して対応します。送信停止のご希望については、第4条4項の措置（再送信ブロック）により当社にて直接対応します。
4. 開示等の請求について、法令に基づき手数料をいただく場合は、あらかじめお知らせします。

第12条（統計情報の作成・利用）

1. 当社は、取得した情報を、個人および特定の企業を識別できない形に加工した統計情報として作成し、本サービスおよび当社サービスの改善・新機能の開発・当社事業のための分析（送信成功率・業種別の傾向分析等）に利用することがあります。
2. 統計情報には、個人や特定の企業を識別できる情報は含まれません。当社は、統計情報を元の情報に戻す（再識別する）ことを行いません。

第13条（本ポリシーの変更）

1. 当社は、法令の変更、本サービスの機能追加その他の事情により、本ポリシーを変更することがあります。
2. 本ポリシーを変更する場合、当社は、変更後の内容および効力発生時期を、本サービス上での掲示、ユーザーが登録したメールアドレスへの通知その他の適切な方法により、あらかじめお知らせします。法令上ご本人の同意が必要な変更については、当社所定の方法により同意を取得します。

第14条（問い合わせ窓口）

本ポリシーおよび本サービスにおける情報の取扱いに関するお問い合わせ、ならびに開示等の請求は、次の窓口までご連絡ください。

附則